أخصائي - متابعة القرارات

نبذة عن الإدارة  

تنسيق الاجتماعات والمواعيد اليومية لمعالي الرئيس وترتيبها. توثيق جميع المعاملات الصادرة والواردة من وإلى مكتب رئيس مجلس الهيئة في النظام الإلكتروني للمراسلات الإدارية. الإشراف على سير العمل في النظام الإلكتروني للاتصالات الإدارية بالتعاون مع إدارة تقنية المعلومات. التواصل والرد على الاستفسارات والتعقيبات التي ترد مكتب رئيس مجلس الهيئة من الإدارات الداخلية والجهات الخارجية أو التي تصدر عنه. تسليم المعاملات المرفوعة من الهيئة إلى المقام السامي

المهام والمسئوليات:

• يساهم في وضع خطة العمل السنوية الخاصة الوكالة/ الإدارة العامة/ الإدارة متضمنةً الأهداف السنوية، ومتطلبات الميزانية.
• يساعد في التطوير والتوثيق والتحديث المستمر للاستراتيجيات والسياسات والاجراءات الداخلية الخاصة بالوكالة/ الإدارة العامة/ الإدارة.
• يخطط ويدير وينظم الجدول الزمني لأعمال للوكالة / الإدارة العامة / الإدارة – ويجدول الاجتماعات والمواعيد بشكل مناسب.
• ينفذ كافة الخدمات الإدارية اللازمة فيما يتعلق بالمراسلات البريدية الخاصة بالوكالة/الإدارة العامة/ الإدارة والتي تضمن تسليم البريد في الوقت المناسب ويفرزها على نحو ملائم.
• يضع مسودة لكافة المستندات أو الملاحظات أو المذكرات الضرورية وفقاً لطلبات الوكالة/الإدارة العامة/ الإدارة / الوحدة
• ينسق مع ادارة المراسم لتوفير الخدمات اللوجستيه اللازمة لضيوف الوكالة/الإدارة العامة/الادارة بما في ذلك مايتعلق بالرحلات الجوية والسكن والمواصلات.
• يشرف على النظام الإلكتروني لجميع المذكرات الإدارية الواردة وضمان إدارتها بشكل فعال.
• يتابع بانتظام مع العملاء الداخليين والخارجيين لضمان تنفيذ الأنشطة ذات الأولوية والسرية العالية في الوقت المناسب وبطريقة منظمة.
• يقدم الدعم الفني ويدعم المحتوى لالمشرف العام على مكتب رئيس مجلس الهيئة في أي مسائل متعلقة بالتخطيط، والتفاعل مع العملاء الخارجيين ومناقشة احتياجات الوحدة وما إلى ذلك.
• يساهم في تحديد مواطن التطوير بعمليات مكتب الرئيس
• يساهم في تحديد وإدارة مخاطر اهداف السياسة (الناتجة من عوامل داخلية وخارجية)، والرفع بشأنها عند الحاجة.
• يساهم في إعداد تقارير  الإدارة عن أنشطتها وإنجازاتها وحالة تنفيذ قرارات المجلس.

متطلبات الوظيفة:

• حاصل على درجة البكالوريوس في تخصص – إدارة الاعمال او الإدارة المكتبية
• خبره لا تقل عن سنتين في مجال السكرتاريا